آیا تا به حال به این فکر کردید که نحوه طراحی و چیدمان شرکتی که در اون کار می‌کنید چه تاثیری روی روحیه و بهره‌وری شما داره؟ طی چند سال اخیر تغییرات بنیادینی درنحوه چیدمان و طراحی فضاهای کاری شرکت‌ها رخ داده؛ بسیاری از شرکت‌ها از سبک سنتی با اتاق‌های فراوان و مجزا فاصله گرفتن و به طراحی اُپن آفیس (Open Office) یا دفاتر کار باز رو آوردن. با وجود این‌که این نوع طراحی دفاتر کار، مزایایی مثل بهبود ارتباطات درون‌سازمانی و پرورش خلاقیت کارمندها دارن اما نمی‌شه با قطعیت گفت که این نوع طراحی نسبت به دفاتر کار قدیمی، کارایی بهتری داره یا نه.
اپن آفیس‌ها ویژگی‌های منحصر به خودشون رو دارن و نوع فعالیت هر سازمانه که مشخص می‌کنه این ویژگی‌ها مزایا محسوب می‌شن یا معایب. در خیلی از موارد، نبود فرهنگ سازمانی متناسب با این نوع فضای کاری، می‌تونه مشکلاتی رو برای پرسنل به وجود بیاره
در این مقاله قصد داریم به‌طور خلاصه شما رو با مزایا و معایب اپن آفیس‌ها آشنا کنیم.
مزایا و نقاط قوت اپن آفیس (Open Office)
بهبود ارتباطات درون سازمانی در اپن آفیس
نبود موانعی مثل دیوار در محل کار، باعث می‌شه تا افراد به‌طور ناخودآگاه، تمایل بیشتری برای برقراری ارتباط با هم داشته باشن؛ درنتیجه اثربخشی کارهای تیمی و ارتباطات درون‌سازمانی به‌طرز قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کنه. طبیعتا افزایش تعامل کارکنان می‌تونه به بهبود همکاری تیمی منتهی بشه و حتی تعامل با مدیران سازمان رو برای افراد، ساده‌تر کنه. به‌علاوه بعضی از تحقیقات نشون دادن پرسنلی که در یک طبقه از شرکت مشغول به کار هستن، به میزان %۵۷ تمایل بیشتری به تعامل با افرادی دارن که در همون طبقه کار می‌کنن.
از طرف دیگه، <اپن آفیس‌ها بستر مناسب‌تری رو برای ایجاد ارتباطات صمیمی‌تر میان کارمندها فراهم می‌کنن و وجود رابطه دوستی، تمایل افراد رو به موندن در سازمان افزایش می‌ده.
در اپن آفیس‌ها عدم‌وجود اتاق‌های مجزا یا نبود نیاز به پیمودن مسیرهای طولانی، دسترسی افراد رو به همکاران‌شون راحت‌تر کرده تا جایی که افراد می‌تونن به جای ارسال ایمیل، خیلی راحت و به‌صورت حضوری از نظرات و هم‌فکری همکاران‌شون استفاده کنن. مطالعات نشون دادن درخواست‌هایی که به صورت رودررو انجام می‌شن، تا ۳۴ برابر شانس بیشتری برای پذیرفته شدن دارن.
از اونجایی که نحوه تعامل افراد در محیط کار مستقیما روی بهره‌وری سازمان تاثیر داره، لازمه که مدیرهای سازمان بیشتر این نکته رو مدنظر قرار بدن. برای درک بهتر اهمیت ارتباطات درون‌سازمانی، این بلاگ رو براتون سنجاق کردیم:
چرا برقراری ارتباط مناسب در محیط کار اهمیت دارد؟
اپن آفیس راهی برای بهینه سازی هزینه های سازمان
نبود دیوارها و میزهای بزرگ جداگونه از یک طرف و امکان استفاده مشترک پرسنل از امکانات و فضاها در اپن آفیس، باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های سازمان و افزایش بهره وری می‌شن. به همین دلیل، خیلی از کسب و کارهای کوچیک مخصوصا در ابتدای فعالیت خودشون، تمایل بیشتری به استفاده از اپن آفیس دارن.
افزایش انعطاف پذیری سازمانی مزیتی مهم در اپن آفیس ها
طراحی دفاتر کار به‌صورت اپن، انعطاف‌پذیری سازمانی رو افزایش می‌ده. حتی نوع چیدمان وسایل می‌تونه با توجه به افزایش تعداد کارمندان تغییر کنه. از طرفی تغییر جانمایی تیم‌های مختلف در اپن آفیس‌ها به‌راحتی انجام می‌شه. به همین دلیله که طراحی دفتر کار به صورت اپن آفیس، گزینه مناسبی برای اون دسته از سازمان‌هاییه که در حال رشد و گسترش هستن.
اپن آفیس ها بستری برای پرورش خلاقیت و نوآوری
ارتباطات بیشتر، تنوع در چیدمان و باز بودن فضا در اپن آفیس‌ها، فضا رو برای پرورش خلاقیت و نوآوری کارمندان مهیا می‌کنه. معمولا کارمندان در فضاهای بازتر احساس مثبت‌تری دارن و تمایل اون‌ها برای حضور داشتن در محیط کار بالاتر می‌ره. این موضوع می‌تونه به دلیل وجود نور و اکسیژن بیشتر باشه. از طرف دیگه، بعضی از تحقیقات بیان می‌کنن که وجود مقدار کمی نویز در محیط (مثل صداهای داخل یک کافه) در مقابل محیط‌های کاملا ساکت می‌تونه در پرورش خلاقیت و نوآوری افراد موثر باشه. شاید براتون جالب باشه که بدونید علاوه‌بر شرایط فیزیکی محیط‌کار، عوامل دیگه‌ای هم هستن که خلاقیت رو افزایش می‌دن. برای درک بهتر رابطه استرس و خلاقیت، این بلاگ رو براتون سنجاق کردیم:
چگونه استرس خلاقیت را تقویت می‌کند؟
حذف ناعدالتی و رقابت های ناکارآمد به لطف اپن آفیس ها
داشتن اتاق‌های مجزا در دفاتر کار سنتی می‌تونه نوعی رقابت ناکارآمد رو بر سر انتخاب بهترین اتاق، میان کارکنان به وجود بیاره. از طرف دیگه در اپن آفیس‌ها جایگاه مدیران با کارمندان یکسانه و این موضوع باعث می‌شه تلاش‌های افراد بیشتر به چشم بیاد و روابط بهتری بین مدیرها و کارمندهاشون شکل بگیره.
همچنین گاهی اوقات وجود اپن آفیس باعث می‌شه رفتار و حال و هوای همه کارمندها زیر نظر گرفته بشه. (این موضوع ممکنه گاهی مثبت و گاهی هم منفی به نظر بیاد.)
اپن آفیس، نمادی از به روز بودن سازمان ها
از اونجایی که این نوع طراحی برای محل کار، مدرن و خلاقانه محسوب می‌شه، حس به‌روز بودن رو به مخاطب القا می‌کنه. مثال، برای مشتری‌هایی که خودشون به اپن آفیس‌ها عادت دارن برگزاری جلسات کاری توی دفاتر کار با چیدمان سنتی، کسب‌وکار شما رو به نوعی قدیمی و دور از ترندهای روز نشون می‌ده
تا اینجای داستان با مزایایی که اپن آفیس‌ها برای شرکت‌ها و پرسنل‌شون ایجاد می‌کنن آشنا شدید. اما حالا وقتشه با اون روی سکه اپن آفیس‌ها یعنی چالش‌ها و نقطه ضعف‌هایی که به سازمان‌ها تحمیل می‌کنن هم آشنا بشید.
معایب و نقاط ضعف اپن آفیس (Open Office)
افزایش حواس پرتی پرسنل مشکلی رایج در اپن آفیس ها
یکی از بزرگ‌ترین معایب اپن آفیس‌ها، سرو صدای محیط و ایجاد حواس پرتی برای پرسنله. همه ما نیاز داریم تا ساعاتی از روز رو در خلوت و سکوت نسبی بگذرونیم و عمیق فکر کنیم. این در حالیه که ممکنه این سکوت نسبی در اپن آفیس‌ها، بسته به موقعیت‌های مختلف، رویایی و دور از ذهن به نظر برسه!
اما از طریق جا انداختن فرهنگ سازمانی مخصوص به اپن آفیس و به کار گرفتن راهکارهای مختلف، می‌شه از بخش‌های منفی این موضوع با موفقیت عبور کرد و احتمال حواس‌پرتی کارمندها رو کاهش داد.
نقض حریم خصوصی چالشی مهم در اپن آفیس ها
قرار گرفتن در محیطی که در اون مدیر یا بعضی از همکارهای شما به مانیتور و میز کارتون اشراف دارن یا به‌راحتی مکالمات شما را می‌شنون، ممکنه در نگاه اول سخت به نظر برسه. اپن آفیس‌ها شرایطی رو فراهم می‌کنن که حریم خصوصی افراد نقض بشه. البته با فرهنگ‌سازی و گوشزد کردن لزوم احترام به حریم شخصی دیگران، می‌شه تا حد زیادی با این چالش در اپن آفیس‌ها مقابله کرد.
افزایش استرس پرسنل یکی از معایب اپن آفیس ها
بعضی موقع‌ها، نداشتن حریم شخصی، دیده شدن توسط همه، تضادهای احتمالی و سرو صدای زیاد در محیط می‌تونه برای بعضی از کارمندها استرس‌زا باشه. اما افراد می‌تونن با یاد گرفتن روش‌های ایجاد مرزبندی سالم در محیط کار، این استرس‌ها رو مدیریت کنن.
توی این مقاله به‌صورت خلاصه و کلی به بررسی مزایا و معایب دفاتر کاری باز پرداختیم. در حقیقت نمی‌تونیم به طور قطع بگیم که اپن آفیس به دفاتر کار سنتی و رایج برتری داره یا برعکس. اما توجه به نوع صنعت و فعالیت کسب‌وکارها می‌تونه در تصمیم‌گیری برای داشتن یا نداشتنِ اپن آفیس موثر و تعیین‌کننده باشه. نظر شما چیه؟ فکر می‌کنید برای شرکت شما مزایای داشتن اپن آفیس به معایبش می‌چربه؟
ما در آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکان علاوه‌بر ارائه خدمات دیجیتال مارکتینگ به کسب‌وکارها تلاش می‌کنیم تا مطالب مفیدی رو توی حوزه‌های مختلف مثل منابع انسانی و محیط کار، دنیای دیجیتال و مدیریت بازاریابی با شما به اشتراک بذاریم. اگه به مطالعه توی این حوزه‌ها علاقه دارید، پیشنهاد می‌کنیم به بخش بلاگ وب‌سایت ما سر بزنید.
