تصور کنید اولین روزیه که به یه شرکت جدید رفتید تا مسیر شغلی جدیدی رو امتحان کنید و این محیط جدید و وظایف کاری مبهم شما رو تحت فشار قرار داده. حالا برعکس این داستان رو تصور کنید به این شکل که در روز اول کاری خودتون با شرح شغل واضح و بدون ابهام و یه تیم حمایتگر روبه‌رو می‌شید که برای موفقیت شما در این مسیر جدید شغلی بهتون کمک می‌کنن. موقعیت دوم از مواهب یه برنامه پذیرش سازمانی یا آنبوردینگ (Onboarding) خوب به حساب میاد.
جالبه بدونید که طبق آمارها، افراد تازه‌واردی که در بدو ورودشون به سازمان با یه برنامه آنبوردینگ ساختاریافته مواجه می‌شن، تا 85 درصد احتمال بیشتری داره که بعد از سال اول در سازمان باقی بمونن.
فرآیند جذب و استخدام کارکنان جدید می‌تونه برای واحد منابع انسانی سازمان‌ها وظیفه‌ای پیچیده و زمان‌بر باشه. اما با این وجود، آنبوردینگ کارمندان نقش مهمی در این فرآیند بازی می‌کنه و می‌تونه زمینه رشد و موفقیت کسب‌وکارها و کارمندان رو فراهم کنه. این راهنمای پذیرش سازمانی مرحله به مرحله می‌تونه در سازماندهی و ساده‌سازی فرآیند جذب و استخدام به تیم‌های منابع انسانی کمک کنه. پس با ما همراه باشید تا در این بلاگ هر چیزی رو که باید درباره فرایند آنبوردینگ یا خوش آمدگویی به نیروهای جدید سازمان بدونید، مرور کنیم.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ کارمندان شامل همه مواردیه که نیروهای سازمان برای شروع کارشون به اون‌ها احتیاج دارن. این فرایند شامل تکمیل مدارک، مشخص کردن فضای کاری و تنظیمات دسترسی به کامپیوتر، صحبت درباره انتظارات شغلی و معرفی فرد تازه‌وارد به سایر افراد سازمان می‌شه.
فرایند آنبوردینگ اثربخش باید جامع و کارآمد باشه و نه تنها رویه‌های کاغذی قانونی رو شامل می‌شه بلکه باید خیلی راحت و بی‌دردسر به انطباق و سازگاری تازه‌واردها با محیط کاری جدید کمک کنه.
پذیرش پیشنهاد شغلی اغلب به‌عنوان نقطه شروع فرایند آنبوردینگ در نظر گرفته می‌شه و این فرایند می‌تونه تا دوره انتظار تا شروع کار، اولین روز کارمند، پایان دوره توجیهی و در بعضی موارد حتی تا انتهای سال اول حضور کارمند در شرکت ادامه پیدا کنه.
آنبوردینگ یا پذیرش سازمانی چه مزایایی داره؟
در صورتی‌که فرایند آنبوردینگ به‌طور کامل و موثر در سازمان انجام بشه می‌تونه مزایای قابل‌توجهی رو به همراه داشته باشه؛ مزایایی مثل:
- افزایش نرخ نگهداشت کارکنان
- بهبود رضایت شغلی کارکنان
- افزایش بهره وری در محیط کار
- درک بهتر و عمیق‌تر فرهنگ سازمانی
- درک بهتر از وظایف شغلی برای کارمندان
- بهبود اثربخشی کار تیمی
- کاهش سرمایه هدر رفته سازمان
به زبون ساده‌تر آنبوردینگ می‌تونه تعیین کنه تجربه افراد تازه‌وارد از سازمان شما به چه شکلی رقم بخوره. این مرحله حساس اولین برخورد افراد با شرکت شما و نحوه رفتار شما با کارکنان‌تون به حساب میاد.
سازمانی که دارای فرایند آنبوردینگ خوب، کامل و دوستانه است در موقعیت خیلی بهتری برای جذب و حفظ کارکنان درجه یک قرار داره و می‌تونه بر اساس اهدافی که تعیین کرده عملکرد خودش رو ارتقا بده و به‌طور موفقیت‌آمیز کارمندان جدید رو با زیرساخت‌های فنی و اجتماعی موجود آشنا کنه.
فرایند آنبوردینگ موثر در ۷ مرحله
طراحی یه فرایند آنبوردینگ با مزایایی که گفته شد، می‌تونه یه چالش بزرگ برای سازمان شما باشه؛ مخصوصا زمانی که واحد منابع انسانی از قبل با تعداد زیادی وظایف روزمره درگیر باشه. اما نگران نباشید! در ادامه به شما ۷ گام برای یه فرایند آنبوردینگ موثر رو معرفی می‌کنیم که با کمک اون‌ها می‌تونید نیازهای فعلی و آینده کارمندان‌تون رو برآورده کنید.
۱. سرمایه گذاری روی نرم افزارهای منابع انسانی با قابلیت آنبوردینگ
مراحل آنبوردینگ می‌تونه به‌صورت دستی انجام بشه اما تعداد زیادی از افراد مشغول در حوزه منابع انسانی اعلام کردن که استفاده از یه نرم‌افزار آنبوردینگ که مراحل این فرایند رو خودکار می‌کنه، خیلی بهتر و آسون‌تره.
نرم‌افزار آنبوردینگ می‌تونه حجم کاری پرسنل منابع انسانی رو کاهش بده و تجربه‌ای جذاب و بهینه برای کارمندان جدید ایجاد کنه. برای انتخاب نرم‌افزار مناسب برای این کار با گزینه‌های زیادی روبه‌رو هستید پس گزینه‌های مختلف رو بررسی و از بین اون‌ها نرم‌افزاری رو انتخاب کنید که برای تیم شما بهترین عملکرد و کارآیی رو داشته باشه.
۲. تعیین مدت زمان فرایند آنبوردینگ
اولین مراحل آنبوردینگ شامل کارهای اداری و مدیریتی، معرفی محل‌کار به افراد و برگزاری دوره آموزشی و توجیهی می‌شه. شما باید قبل از روز اول، نحوه اجرای آموزش (ماژول‌ها، فرایند منتورینگ و غیره) و مدت زمان آموزش توجیهی کارمند رو با توجه به عملکرد و سوابق موجود تعیین کنید. بعد از گذروندن این دوره توجیهی، کارمند باید درک درستی از وظایف خودش و نحوه انجام اون‌ها با حداقل کمک داشته باشه. با این حال، فرایند آنبوردینگ بعد از این توجیه اولیه تموم نمی‌شه.
نیازهای هر سازمان متفاوته اما به‌طور معمول، خوش آمدگویی به کارمندان جدید باید حداقل ۶ ماه طول بکشه و در حالت ایده‌آل تا سال اول حضور افراد در شرکت ادامه پیدا کنه. این یعنی در اولین سال ورود افراد به شرکت، بررسی و پیگیری عملکرد و ارزیابی مستمر پیشرفت اون‌ها به اندازه روزهای اول ورودشون اهمیت داره. بعضی از کارشناسان پیشنهاد می‌کنن که برای اطمینان از اینکه فرایند اجتماعی شدن کارمندان جدید به‌درستی انجام شده، بهتره تا انتهای سال اول استخدام، به‌صورت دوره‌ای با اون‌ها ارتباط برقرار کنید.
۳. فرآیند پیش از خوش آمدگویی
معمولا بین پذیرش پیشنهاد شغل و تاریخ شروع به کار کارمند، فاصله وجود داره. با برنامه‌ریزی مناسب، می‌تونید از این زمان برای انجام کارهای اداری ضروری استفاده کنید تا به محض شروع کار افراد، زمان بیشتری برای کارهای حضوری داشته باشید.
با ساخت یه لیست مشخص از کارهای اداری و وظایفی که باید قبل از روز اول انجام بشن، می‌تونید به کاهش استرس و شلوغی اولین روز کاری کارمند کمک کنید. بد نیست زمانی که می‌خواید وظایف کارمندان جدید رو به اون‌ها محول کنید، از یه چک لیست آنبوردینگ (خوش آمدگویی) استفاده کنید.
علاوه‌بر این، در طول دوره پیش از خوش آمدگویی، دستورالعمل‌های روز اول رو با تازه‌واردها به اشتراک بذارید. با ارسال یه ایمیل مختصر و از پیش‌آماده‌شده می‌تونید در زمان خودتون صرفه‌جویی کنید؛ در این ایمیل به تاریخ، زمان و مکان حضور، اطلاعات تماس و همچنین دستورالعمل‌هایی درباره اینکه تازه‌واردها می‌تونن چه وسایلی رو با خودشون بیارن، چه لباسی بپوشن و غیره اشاره کنید. به این ترتیب به تازه‌واردها این امکان رو می‌دید که بدونن قراره در زمان ورودشون با چه چیزی روبه‌رو بشن، بدون اینکه اون‌ها رو تحت فشار قرار بدید. ارسال این ایمیل به کارمندان جدید فرصت این رو می‌ده تا در صورت داشتن هر سوال یا دغدغه‌ای با شما تماس بگیرن.
ایده خوبیه اگه تیم فعلی رو هم از ورود نیروی جدید و نقش اون‌ها قبل از ورود تازه‌واردها آشنا کنید؛ به این دلیل که کارمندان فعلی هم با ورود افراد جدید با تغییراتی روبه‌رو می‌شن، پس ارائه این اطلاعات اولیه در مورد خوش آمدگویی به عضو جدید تیم می‌تونه خیلی مفید باشه. این کار به اون دسته از کارمندانی که کار با فرد جدید رو یه تغییر استرس‌زا می‌دونن، فرصت آماده شدن می‌ده و به احتمال زیاد بعد از این کار اون‌ها با آغوش باز از فرد جدید استقبال می‌کنن.
۴. روز اول تازه واردها
مهم نیست که افراد تازه‌وارد چقدر آمادگی شغل و محیط جدید رو دارن؛ تقریبا می‌تونیم تضمین کنیم که در روز اول، اکثر اون‌ها ترکیبی سالم از هیجان و استرس رو تجربه می‌کنن. شما وظیفه دارید خیال اون‌ها رو راحت کنید و فرایند سازگاری اون‌ها رو با محیط فیزیکی و اجتماعی جدیدشون تسهیل کنید. این کار به تازه‌واردها کمک می‌کنه تا در روزهای بعدی روی آموزش‌های واقعی تمرکز کنن.
در حالت ایده‌آل، بیشتر کارهای اداری مربوط به کارمندان جدید باید در دوره پیش از خوش آمدگویی انجام بشه تا اولین روز کارمند براش رویدادی سرگرم‌کننده و آرامش‌بخش باشه. هیچ چیزی بدتر از این نیست که شغلی جدید رو شروع کنید و بلافاصله مجبور بشید ارائه‌‌های خسته‌کننده رو تحمل کنید یا اسناد مالیاتی رو پر کنید.
یه بسته خوش آمدگویی برای کارمندان جدید تهیه کنید که شامل دفترچه راهنمای کارمند، سیاست‌ها و رویه‌ها، انتظارات مربوط به تکنولوژی و موارد مشابه باشه. این کار، روش خوبی برای ارائه اطلاعات لازم به تازه‌واردها بدون غرق کردن اون‌ها در کارهای اداریه. این بسته می‌تونه شامل برنامه توجیهی هم باشه تا اون‌ها بدونن که در هفته‌های آینده قراره چه کارهایی رو انجام بدن.
در طول روز اول، می‌تونید محل‌کار جدید رو به کارمندان تازه‌وارد نشون بدید و در صورت لزوم، تجهیزات و کدهای دسترسی لازم رو به اون‌ها ارائه بدید. در مرحله بعد باید اون‌ها رو به تیم و مدیرشون معرفی کنید، در چیدمان میز یا محل کارشون به اون‌ها کمک کنید و ازشون بپرسید که آیا سوالی دارن یا نه. هرچی شما در این مرحله تلاش بیشتری برای آشنایی کارمند جدید با کارمندان فعلی انجام بدید، یه قدم به ساخت یه تیم همکاری‌کننده و حمایتگر نزدیک‌تر می‌شید.
۵. تعریف نقش، تعیین اهداف، شاخص های عملکرد و فرهنگ کاری
قدم مهم بعدی در فرایند آنبوردینگ کارمندان، برقراری ارتباط شفاف با اون‌ها و تعیین دقیق انتظاراتیه که ازشون داریم.
- شفاف‌سازی انتظارات: در طول هفته اول لازمه شرح شغل، انتظارات، اهداف عملکردی، معیارهای ارزیابی عملکرد و فرهنگ سازمانی رو به‌طور واضح و مکتوب به کارمند جدید انتقال بدید. این کار باعث شفافیت و اطمینان خاطر فرد می‌شه و از حجم سردرگمی و استرس اون کم می‌کنه.
- توصیف شفاف از وظایف: شرح شغل رو به‌صورت شفاف و بدون ابهام تهیه کنید تا جای هیچ سوالی باقی نمونه. به کارمند جدید فرصت بدید تا اگه سوالی درباره وظایف خودش داره مطرح کنه.
- اهداف SMART: هدف گذاری با مدل SMART رو امتحان کنید. این کار شفافیت و قابلیت دستیابی اهداف رو برای کارمندان جدید و مدیران افزایش می‌ده.
- فرآیند ارزیابی عملکرد: نحوه و زمان ارزیابی عملکرد کارمندان جدید رو براشون تشریح کنید.
- فرهنگ سازمانی جاری در عملکرد: توضیح فرهنگ سازمانی به کارمند مهمه، اما مهم‌تر از اون، اینه که ارزش‌های سازمان رو از طریق رفتار و عملکرد کارکنان فعلی به تازه‌واردها ثابت کنید. مشخص کردن این انتظارات در همون روزهای اولیه کاری، نشون دهنده روراستی، صداقت و داشتن ارزش‌های سازمانی مشخص توسط شرکت شماست.
۶. پیگیری مستمر
تعیین این که هرچند وقت یه بار با کارمند جدید ملاقات می‌کنید و پایبندی به اون برنامه، جزء اصلی یه فرآیند خوش آمدگویی جامع به حساب میاد. ارائه بازخورد و پشتیبانی مستمر از کارمندان جدید اهمیت زیادی داره و باید در همه برنامه‌های آنبوردینگ گنجونده بشه.
می‌تونید از معیارهای از پیش تعیین‌شده و قابل‌ردیابی برای ارزیابی عملکرد تازه‌واردها استفاده کنید و به‌طور منظم با اون‌ها جلسات انفرادی برگزار کنید تا در مورد پیشرفت‌شون حرف بزنید و به هر سوال و نگرانی که دارن پاسخ بدید. این کار می‌تونه یه بینش ارزشمند در مورد عملکرد کارمندان و انتظارات شما از عملکرد اون‌ها در آینده برای شما ایجاد کنه.
ادامه فرایند پشتیبانی و بازخورد در طول سال اول می‌تونه به بهبود نرخ ماندگاری افراد در سازمان و رضایت شغلی کارمندان جدید کمک کنه. کارمندانی که احساس می‌کنن سرپرست و مدیرشون به رفاه اون‌ها اهمیت می‌دن و برای رشد اون‌ها سرمایه‌گذاری می‌کنن، به احتمال زیاد، بهره‌وری بیشتری دارن و مدت زمان طولانی‌تری در شرکت می‌مونن.
۷. تجدید نظر و بهبود در صورت لزوم
هیچ برنامه آنبوردینگ کاملی وجود نداره، مخصوصا اگه این اولین تجربه خوش آمدگویی شرکت شما باشه یا در حال امتحان کردن یه فرایند آنبوردینگ یا نرم افزار جدید باشید. بررسی کنید که کدوم بخش از این فرایند نتیجه‌بخش بوده و چه بخش‌هایی کارهایی لازم رو نداشته و بر اساس آن استراتژی خودتون رو تغییر بدید. ممکنه در طول این فرایند متوجه بشید که باید برنامه آنبوردینگ رو بر اساس شخصیت کارمندتون تغییر بدید. شاید هم به این نتیجه برسید که یه فرایند استاندارد بهترین نتیجه رو به همراه داره. در پایان روز، کاری رو انجام بدید که برای سازمان شما بهترین کارایی رو داره و از ایجاد تغییراتی که به نفع همه طرف‌های درگیر در این فراینده، نترسید.
در نهایت لازمه دوباره تاکید کنیم که فرایند آنبوردینگ و خوش آمدگویی به تازه‌واردها می‌تونه برای واحد منابع انسانی، کاری زمان‌بر، پرهزینه و دلهره‌آور باشه؛ اما این راهنمای گام‌به‌گام می‌تونه به شما برای شروع یه برنامه خوش‌آمدگویی مناسب دید بده. تلاش کنید بهترین شیوه‌های خوش آمدگویی رو به‌کار بگیرید تا به شما در حفظ نیروهای جدید و داشتن کارمندانی شاد و موفق کمک کنن.
اگه به مطالعه در حوزه منابع انسانی علاقه دارید می‌تونید به بخش وبلاگ وب‌سایت آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکان سر بزنید.
منبع:
https://www.shrm.org/
https://www.forbes.com/
افزودن نظر