تا حالا به این فکر کردید که نحوه طراحی و چیدمان شرکتی که در اون کار می‌کنید چه تاثیری روی روحیه و بهره‌وری شما داره؟ در چند سال اخیر تغییرات بنیادینی در نحوه چیدمان و طراحی فضاهای کاری شرکت‌ها رخ داده؛ خیلی از شرکت‌ها از سبک سنتی با اتاق‌های زیاد و مجزا فاصله گرفتن و به طراحی اُپن آفیس (Open Office) یا دفاتر کار باز رو آوردن. با وجود اینکه این نوع طراحی دفاتر کار، مزایایی مثل بهبود ارتباطات درون‌سازمانی و پرورش خلاقیت کارمندها دارن اما نمی‌شه با قطعیت گفت که این نوع طراحی نسبت به دفاتر کار قدیمی، کارایی بهتری داره یا نه. اپن آفیس‌ها ویژگی‌های منحصر به خودشون رو دارن و نوع فعالیت هر سازمانه که مشخص می‌کنه این ویژگی‌ها مزایا محسوب می‌شن یا معایب. در خیلی از موارد، نبود فرهنگ سازمانی متناسب با این نوع فضای کاری، می‌تونه مشکلاتی رو برای پرسنل به وجود بیاره. در این مقاله قصد داریم به‌طور خلاصه شما رو با مزایا و معایب اپن آفیس‌ها آشنا کنیم.
مزایا و نقاط قوت اپن آفیس (Open Office)
بهبود ارتباطات درون سازمانی در اپن آفیس
نبود موانعی مثل دیوار در محل کار، باعث می‌شه تا افراد به‌طور ناخودآگاه، تمایل بیشتری برای برقراری ارتباط با هم داشته باشن؛ درنتیجه اثربخشی کارهای تیمی و ارتباطات درون‌سازمانی به‌طرز قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کنه. طبیعتا افزایش تعامل کارکنان می‌تونه به بهبود همکاری تیمی منتهی بشه و حتی تعامل با مدیران سازمان رو برای افراد، ساده‌تر کنه. در ضمن بعضی از تحقیقات نشون دادن پرسنلی که در یه طبقه از شرکت مشغول به کار هستن، به میزان 57% بیشتر تمایل دارن تا با افرادی که در همون طبقه کار می‌کنن تعامل داشته باشن.
از طرف دیگه، اپن آفیس‌ها بستر مناسب‌تری رو برای به وجود آوردن ارتباطات صمیمی‌تر بین کارمندها فراهم می‌کنن و وجود رابطه دوستی، تمایل افراد رو به موندن در سازمان افزایش می‌ده.
در اپن آفیس‌ها عدم‌وجود اتاق‌های مجزا یا نبود نیاز به طی کردن مسیرهای طولانی، دسترسی افراد رو به همکارهاشون راحت‌تر می‌کنه تا جایی که افراد می‌تونن به جای ارسال ایمیل، خیلی راحت و به‌صورت حضوری از نظرات و هم‌فکری همکاران‌شون استفاده کنن. مطالعات نشون داده درخواست‌هایی که به‌صورت رودررو مطرح می‌شن، تا ۳۴ برابر شانس بیشتری برای پذیرفته شدن دارن.
از اونجایی که نحوه تعامل افراد در محیط کار مستقیما روی بهره‌وری سازمان تاثیر داره، لازمه که مدیرهای سازمان بیشتر این نکته رو مدنظر قرار بدن.
اپن آفیس راهی برای بهینه سازی هزینه های سازمان
نبود دیوارها و میزهای بزرگ مجزا از یه طرف و امکان استفاده مشترک پرسنل از امکانات و فضاها در اپن آفیس، باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های سازمان و افزایش بهره وری می‌شه. به همین دلیله که خیلی از کسب‌و‌کارهای کوچیک مخصوصا در ابتدای فعالیت خودشون، تمایل بیشتری به استفاده از اپن آفیس دارن.
افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی مزیتی مهم در اپن آفیس‌ها
طراحی دفاتر کار به‌صورت اپن، انعطاف‌پذیری سازمانی رو افزایش می‌ده. حتی نوع چیدمان وسایل می‌تونه با توجه به افزایش تعداد کارمندها تغییر کنه. از طرف دیگه تغییر دادن جانمایی تیم‌های مختلف در اپن آفیس‌ها به‌راحتی انجام می‌شه. به همین دلیله که طراحی دفتر کار به صورت اپن آفیس، گزینه مناسبی برای اون دسته از سازمان‌هایی است که در حال رشد و گسترش هستن.
اپن آفیس‌ها بستری برای پرورش خلاقیت و نوآوری
ارتباطات بیشتر، تنوع در چیدمان و باز بودن فضا در اپن آفیس‌ها، فضا رو برای پرورش خلاقیت و نوآوری کارمندان مهیا می‌کنه. معمولا کارمندها در فضاهای بازتر احساس مثبت‌تری دارن و تمایل اون‌ها برای حضور داشتن در محیط کار بالاتر می‌ره. این موضوع می‌تونه به دلیل وجود نور و اکسیژن بیشتر باشه. از طرف دیگه، بعضی از تحقیقات اثبات کردن که وجود مقدار کمی نویز در محیط (مثل صداهای داخل یک کافه) در مقابل محیط‌های کاملا ساکت می‌تونن در پرورش خلاقیت و نوآوری افراد موثر باشن.
حذف ناعدالتی و رقابت‌های ناکارآمد به لطف اپن آفیس‌ها
داشتن اتاق‌های مجزا در دفاتر کار سنتی می‌تونه نوعی رقابت ناکارآمد رو سر انتخاب بهترین اتاق، میان کارمندها به وجود بیاره. از طرف دیگه در اپن آفیس‌ها جایگاه مدیرها با کارمندهاشون یکسانه و این موضوع باعث می‌شه تلاش‌های افراد بیشتر به چشم بیاد و روابط بهتری بین مدیرها و کارمندهاشون شکل بگیره.
درضمن بعضی اوقات وجود اپن آفیس باعث می‌شه رفتار و حال‌وهوای همه کارمندها زیر نظر گرفته بشه. (این موضوع ممکنه گاهی مثبت و گاهی هم منفی به نظر بیاد.)
اپن آفیس، نمادی از به‌روز بودن سازمان‌ها
از اونجایی که این نوع طراحی برای محل کار، مدرن و خلاقانه محسوب می‌شه، حس به‌روز بودن رو به مخاطب القا می‌کنه. برای مشتری‌هایی که خودشون به اپن آفیس‌ها عادت دارن برگزاری جلسات کاری در دفاتر کار با چیدمان سنتی، به نوعی کسب‌وکار رو قدیمی و دور از ترندهای روز نشون می‌ده.
تا اینجای داستان با مزایایی که اپن آفیس‌ها برای شرکت‌ها و پرسنل‌شون ایجاد می‌کنن آشنا شدید. اما حالا وقتشه با اون روی سکه اپن آفیس‌ها یعنی چالش‌ها و نقطه ضعف‌هایی که برای سازمان‌ها دارن هم آشنا بشید.
معایب و نقاط ضعف اپن آفیس (Open Office)
افزایش حواس‌پرتی پرسنل، مشکلی رایج در اپن آفیس‌ها
یکی از بزرگ‌ترین معایب اپن آفیس‌ها، سرو صدای محیط و ایجاد حواس‌پرتی برای پرسنل است. همه ما نیاز داریم تا ساعاتی از روز را در خلوت و سکوت نسبی بگذرانیم و عمیق فکر کنیم. این در حالی است که ممکن است این سکوت نسبی در اپن آفیس‌ها، بسته به موقعیت‌های مختلف، رویایی و دور از ذهن به نظر برسد!
اما با جا انداختن فرهنگ سازمانی مخصوص به اپن آفیس و به کار گرفتن راهکارهای مختلف، می‌توان از بخش‌های منفی این موضوع با موفقیت عبور کرد و احتمال حواس‌پرتی کارمندان را کاهش داد.
نقض حریم خصوصی، چالشی مهم در اپن آفیس‌ها
قرار گرفتن در محیطی که در آن مدیر یا برخی از همکارهای شما به مانیتور و میز کارتان اشراف دارند یا به‌راحتی مکالمات شما را می‌شنوند، ممکن است در نگاه اول سخت به نظر برسد. اپن آفیس‌ها شرایطی را فراهم می‌کنند که حریم خصوصی افراد نقض شود. البته با فرهنگ‌سازی و گوشزد کردن لزوم احترام به حریم شخصی دیگران، می‌توان تا حد زیادی با این چالش در اپن آفیس‌ها مقابله کرد.
افزایش استرس پرسنل یکی از معایب اپن آفیس ها
بعضی وقت‌ها نداشتن حریم شخصی، دیده شدن توسط همه، تضادهای احتمالی و سرو صدای زیاد در محیط می‌تونه برای بعضی از کارمندها استرس‌زا باشه. اما افراد می‌تونن با یاد گرفتن روش‌های ایجاد مرزبندی سالم در محیط کار، این استرس‌ها رو مدیریت کنن.
در این مقاله به‌صورت خلاصه و کلی به بررسی مزایا و معایب اپن آفیس پرداختیم. در حقیقت نمی‌تونیم به طور قطع بگیم که اپن آفیس به دفاتر کار سنتی و رایج برتری داره یا برعکس. اما توجه به نوع صنعت و فعالیت کسب‌وکارها می‌تونه در تصمیم‌گیری برای داشتن یا نداشتنِ اپن آفیس موثر و تعیین‌کننده باشه. نظر شما چیه؟ فکر می‌کنید برای شرکت شما مزایای داشتن اپن آفیس به معایبش می‌چربه؟
ما در آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکان علاوه‌بر ارائه خدمات دیجیتال مارکتینگ به کسب‌وکارها تلاش می‌کنیم تا مطالب مفیدی رو در حوزه‌های مختلف مثل منابع انسانی و محیط کار، دنیای دیجیتال و مدیریت بازاریابی با شما به اشتراک بذاریم. اگه به مطالعه در این حوزه‌ها علاقه دارید، پیشنهاد می‌کنیم به بخش بلاگ آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکانسر بزنید.
افزودن نظر
