مزایا و معایب طراحی فضای کار به صورت اُپن آفیس (Open Office)

در سال‌های اخیر شاهد این هستیم که بسیاری از شرکت‌ها از سبک سنتی و داشتن اتاق‌های فراوان و مجزا، به شکل اُپن آفیس‌ طراحی می‌شوند. نمی‌توان با قطعیت گفت این نوع طراحی بهتر است یا خیر. اپن آفیس‌ها مزایا و معایب منحصر به خود را دارند که نوع بروز آن‌ها با توجه به نوع فعالیت هر سازمان متفاوت است. چه بسا نبودن فرهنگ سازمانی متناسب با چنین فضای کاری می‌تواند مشکلاتی را برای همکاران به وجود بیاورد.
در این مقاله قصد داریم به طور مختصر شما را با مزایا و معایب اپن آفیس‌ها آشنا کنیم.

مزایای اپن آفیس (Open Office)

تعامل و ارتباط بهتر میان کارمندان

نبود موانعی مثل دیوار در دفتر کار، باعث می‌شود به طور ناخودآگاه افراد تمایل بیشتری به برقراری ارتباط با یکدیگر و انجام کارهای تیمی داشته باشند. طبیعتا داشتن ارتباطات قوی‌تر می‌تواند همکاری میان تیم‌های مختلف را بهبود دهد و حتی تعامل با رهبران را ساده‌تر کند. همچنین برخی از تحقیقات نشان می‌دهند که تمایل افراد برای برقراری ارتباط با افراد دیگر در همان طبقه از ساختمان تا %۵۷ بیشتر است.
از طرفی، اپن آفیس‌ها بستر مناسبی برای ارتباطات صمیمی‌تر میان کارمندان را فراهم می‌کنند. وجود رابطه دوستی، تمایل افراد را به ماندن در محل کار افزایش می‌دهد.
نبودن درها یا مسیرهای طولانی برای دیدن همکاران در اپن آفیس، باعث می‌شود به جای ارسال ایمیل، به راحتی و به صورت حضوری از نظر و هم‌فکری دیگران استفاده کنید. مطالعات نشان می‌دهند که درخواست‌هایی که به صورت رو در رو انجام می‌شوند، تا ۳۴ برابر شانس بیشتری برای پذیرفته شدن دارند.

بهینه‌سازی هزینه‌های سازمان

نبودن دیوارها، میزهای بزرگ جداگانه و امکان استفاده مشترک از امکانات و فضاها در اپن آفیس‌ باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود.
به همین دلیل، بسیاری از کسب و کارهای کوچک خصوصا در ابتدای فعالیت خود تمایل بیشتری به داشتن اپن آفیس دارند.

انعطاف پذیری

طراحی اپن آفیس‌ها انعطاف پذیری بالایی دارد. حتی نوع چیدمان وسایل می‌تواند با توجه به افزایش تعداد کارمندان متفاوت باشد. از طرفی تغییر جانمایی تیم‌های مختلف در اپن آفیس‌ها به راحتی امکان پذیر بوده و دشوار نیست. به همین دلیل طراحی دفتر کار به صورت اپن آفیس‌، انتخابی مناسب برای سازمان‌های در حال رشد و گسترش است.

بستر خلاقیت و نوآوری

ارتباطات بیشتر، تنوع در چیدمان و باز بودن فضا در اپن آفیس‌ها، منجر به پرورش خلاقیت کارمندان می‌شود. معمولا حس کارمندان در فضاهای بازتر، مثبت‌تر و تمایل آنان برای حضور در محیط کار بالاتر است. این موضوع می‌تواند به دلیل وجود نور و اکسیژن بیشتر باشد. از طرفی برخی تحقیقات حاکی از آن هستند که وجود مقدار کمی نویز در محیط (مثل صداهای داخل یک کافه‌) در برابر محیطی کاملا ساکت می‌تواند در پرورش خلاقیت افراد موثر باشد.

عدالت و مساوات بیشتر

داشتن اتاق‌های مجزا در دفاتر کاری سنتی می‌تواند نوعی رقابت را بر سر انتخاب بهترین اتاق میان کارکنان ایجاد کند. از طرفی در بسیاری از اپن آفیس‌ها جایگاه مدیران با کارمندان یکسان است و این موضوع باعث شده تلاش‌های افراد بیشتر به چشم بیاید و روابط بهتری میان آنان و کارمندان شکل بگیرد.
همچنین در برخی موارد وجود اپن آفیس باعث می‌شود رفتار و احوالات همه کارمندان مورد توجه قرار گیرد. (این موضوع ممکن است گاهی مثبت و گاهی نیز منقی تلقی شود.)

نمادی از به روز بودن

از آنجا که این نوع طراحی برای محل کار مدرن و خلاقانه محسوب می‌شود، حس به‌روز بودن را به مخاطبان القا می‌کند. برای مثال، تشکیل جلسات کاری در محیط‌های سنتی با مشتریانی که خودشان به اپن آفیس‌ها عادت دارند، کسب و کار شما را به نوعی سنتی و دور از ترند نشان می‌دهد.

معایب اپن آفیس

پرت شدن حواس کارمندان

یکی از بزرگترین معایب اپن آفیس‌ها، نویز یا سرو صدای محیط است. همه ما نیاز داریم تا ساعاتی از روز را در خلوت و سکوت نسبی بگذرانیم و عمیق فکر کنیم. این در حالیست که ممکن است این سکوت نسبی در اپن آفیس‌ها بسته به موقعیت‌های مختلف رویایی به نظر برسد!
اما با استفاده از جا انداختن فرهنگ سازمانی مخصوص به اپن آفیس و به کار گرفتن راهکارهای مختلف می‌توان از بخش‌های منفی این موضوع عبور کرد.

لطمه به حریم شخصی

قرار گرفتن در محیطی که بسیاری از همکاران و مدیر شما به مانیتور و میز کارتان اشراف دارند یا به راحتی مکالمات شما را می‌شنوند، ممکن است در نگاه اول سخت به نظر برسد. این محیط شرایطی را فراهم می‌کند که حریم خصوصی افراد زیر سوال برود. رعایت اصول و احترام به حریم شخصی دیگران در این موارد کارگشا هستند.

افزایش استرس کارکنان

در برخی موارد، نبود حریم شخصی، دیده شدن توسط همه، تضادهای احتمالی و سر و صدای زیاد در محیط می‌تواند برای بعضی کارمندان استرس زا باشد.
در این مقاله به صورت خلاصه و کلی به بررسی نقاط قوت و ضعف یک اپن آفیس پرداختیم. در حقیقت نمی‌توان به طور قطع گفت که اپن آفیس به دفاتر کار سنتی و رایج برتری دارد یا برعکس. اما توجه به نوع صنعت و فعالیت آن می‌تواند در تصمیم‌گیری برای داشتن اپن آفیس موثر باشد.