راهنمای انتخاب مناسب‌ترین روش مدیریت پروژه

در مقالات گذشته به‌طور مفصل درباره روش‌های معروف و پرکاربرد مدیریت پروژه صحبت کرده‌ایم. اکنون برای یادآوری، به خلاصه‌ای از این روش‌ها اشاره می‌کنیم.

• در روش آبشاری تمام فازهای پروژه از پیش برنامه‌ریزی و تدوین شده و به ترتیب اجرا می‌شود. ماهیت این روش به گونه‌ای است که باید دید کامل و شفافی نسبت به تمام آنچه در پروژه نیاز دارید، داشته باشید، چرا که پس از شروع پروژه، امکان اصلاح و برگشت به فاز قبلی وجود ندارد.
• روش چابک یاAgile، در نقطه مقابل روش آبشاری قرار می‌گیرد. سرعت و انعطاف، از ویژگی‌های بارز این روش است. برای شروع مدیریت پروژه به روش چابک، نیاز به جمع‌آوری اطلاعات در حجم بالا و با جزئیات زیاد وجود ندارد. از سویی دیگر، در این روش مراحل پروژه از پیش تعیین نمی‌شوند، به همین دلیل، بستر پیاده‌سازی خلاقیت در پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
• در روش ترکیبی، از ترکیب دو روش آبشاری و چابک برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود. بهتر است از این متد، برای مدیریت پروژه‌هایی استفاده شود که نیاز به برنامه‌ریزی و ساختار منظم در آن‌ها، با نیاز به انعطاف‌پذیری و تکرار یا اصلاح فرآیندها، برابری می‌کند.
• روش اسکرام، یک چارچوب و رویکرد متفاوت و پرکاربرد برای اجرای متد چابک در مدیریت پروژه بوده که در توسعه نرم‌افزار کاربرد زیادی دارد. تمرکز چارچوب اسکرام، بر تیم‌های پروژه، اسپرینت یا بازه‌های زمانی کوتاه و جلسات ایستاده روزانه است.
• در روش مسیر بحرانی یا Critical Path Method (CPM) ، تمام فعالیت‌های پروژه، در ساختار شکست کار (WBS) تعریف و دسته‌بندی می‌شود. سپس، مدت زمان مورد نیاز برای هر فعالیت و وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر، مشخص خواهد شد. در CPM، فعالیت‌های بحرانی و غیربحرانی با محاسبه طولانی‌ترین مسیر و کوتاه‌ترین زمان ممکن برای تکمیل وظایف، مشخص می‌شود.
• روش زنجیره بحرانی یاCritical Chain Project Management (CCPM)، روش جدیدتری در مدیریت پروژه است که با تمرکز بر مدیریت منابع به جای فعالیت‌ها، به عنوان جایگزینی برای روش مسیر بحرانی به‌کار می‌رود. در این روش، فرآیند برنامه‌ریزی از هدف نهایی آغاز می‌شود. به این ترتیب، با تعیین خروجی‌های هر مرحله، فعالیت‌ها و زمان‌بندی مرتبط با هرکدام، مشخص شده و با در نظر گرفتن وابستگی وظایف، منابع مورد نیاز هر فعالیت، به آن تخصیص داده می‌شود.

چگونه مناسب‌ترین روش را برای مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟

با توجه به ویژگی‌های هر یک از روش‌های مدیریت پروژه می‌توان گفت انتخاب نادرست یک روش، می‌تواند پروژه شما را به مسیر شکست هدایت کند. برای انتخاب صحیح‌ترین متد لازم است نکات زیر را در نظر داشته باشید.

۱. پروژه خود را ارزیابی کنید

برای انتخاب مناسب‌ترین روش مدیریت پروژه، بهتر است از آخر به اول شروع کنید، به این معنی که بدانید نتیجه نهایی پروژه دقیقا باید به چه صورت باشد و به چه منابعی برای رسیدن به آن نتیجه نیاز دارید. در صورت گستردگی نیازها و منابع، لازم است تیم بزرگ‌تری تشکیل دهید که از مهارت‌های متنوعی برخوردار باشند و همچنین روشی انعطاف‌پذیر را برای مدیریت پروژه انتخاب کنید. در صورتی که تصویر روشنی از نتیجه نهایی دارید، روشی مانند آبشاری مناسب به نظر می‌آید. در غیر این‌صورت بهتر است روشی مانند چابک را انتخاب کنید.

دیگر مواردی که باید هنگام ارزیابی پروژه در نظر بگیرید:

• بودجه
• زمان‌بندی
• اندازه و پیچیدگی
• انتظارات سهام‌داران
• صنعت و ماهیت پروژه

۲. تیم خود را بسنجید

روشی که برای مدیریت پروژه انتخاب می‌کنید، حکم برنامه کاری و چراغ راه شما را دارد و به تیم شما می‌گوید چه کاری را در چه زمانی انجام دهند. به همین دلیل، مهم است که همه اعضای تیم شما با متدلوژی مدیرت پروژه و نرم‌افزارهای مربوط به آن آشنا باشند. همچنین لازم است ترکیب تیم‌ پروژه را هوشمندانه انتخاب کنید و نقاط قوت و ضعف افراد را بشناسید. برای مثال، اگر روحیه تعامل، همکاری و کار تیمی در افراد گروه بالا است و خلاقیت آن‌ها در برقراری ارتباط با یکدیگر بیشتر شکوفا می‌شود، روش چابک می‌تواند انتخاب مناسبی برای مدیریت پروژه باشد. اگر انگیزه و نظم افراد تیم بسیار بالا باشد، چارچوب اسکرام گزینه مناسب‌تری است یا اگر منابع شما محدود است، روش CCPM کارایی بیشتری دارد.

موارد دیگری که باید هنگام ارزیابی تیم پروژه در نظر بگیرید:

• تجربه اعضای تیم
• آموزش
• قابلیت‌های خود-سازماندهی افراد
• آمادگی تیم
• موقعیت و شرایط کار (دورکاری یا حضور در یک دفتر کار)

در نهایت بهتر است روشی را برای مدیریت پروژه انتخاب کنید که مناسب تیم شما باشد، نه آنکه شرایط و ویژگی‌های تیم خود را نادیده بگیرید و آن‌ها را مجبور به تطبیق دادن کامل خود با روش انتخابی کنید.

۳. سازمان خود را ارزیابی کنید

ساختار، سلسله‌مراتب و فرهنگ سازمانی شما، تاثیر بسیاری بر انتخاب روش مدیریت پروژه می‌گذارد. بعضی روش‌ها تنها برای پیاده‌سازی در سازمان‌های بزرگ و سلسله‌مراتبی مناسب‌اند و استفاده از برخی دیگر در شرکت‌های کوچک‌تر با فرآیند‌های چابک، خروجی قابل قبولی دارد.  از طرفی لازم است به تجربیات قبلی شرکت، در انتخاب روش مدیریت پروژه و کیفیت خروجی آن استناد کنید و تصمیم منطقی‌تری بگیرید.

موارد دیگری که باید هنگام ارزیابی سازمان خود در نظر بگیرید:

• میزان انعطاف‌پذیری
• بلوغ سازمانی
• سایز شرکت
• منابع در دسترس (شامل نیروی انسانی متخصص)
• ماهیت صنعت

۴. از ارزیابی سهام‌داران پروژه غافل نشوید

در نظر گرفتن رضایت سهام‌داران و اهمیت دادن به خواسته‌های آن‌ها، از موارد مهم در موفقیت پروژه و پیش‌برد صحیح کار تیمی است. برای این منظور باید دو نکته را در نظر بگیرید:

• میزان مشارکت سهام‌داران: ماهیت بعضی از روش‌های مدیریت پروژه مانند روش چابک، به گونه‌ای است که سهام‌داران باید از روند مرحله‌به‌مرحله کار باخبر و با آن درگیر باشند. در صورتی‌که این افراد نتوانند وقت خود را به این کار اختصاص دهند، لازم است از روش دیگری استفاده کنید.
• نیازهای سهام‌داران: پیش از انتخاب روش مدیریت پروژه باید نیازهای سهامداران را بشناسید و موعد و نحوه تحویل گزارش‌ها را از پیش در نظر بگیرید. از طرفی، اگر قرار است از سوی آن‌ها به‌صورت مداوم تغییراتی در روند پروژه اعمال شود، باید متدهای منعطف را انتخاب کنید.

۵. ابزارهای مناسب را بررسی کنید

هر یک از ابزارهای مدیریت پروژه معمولا با تمام روش‌ها سازگار نیستند و به منظور خاصی طراحی شده‌اند. برای انتخاب ابزار مناسب:

• لیستی از نرم‌افزارهای موجود را تهیه کنید.
• قابلیت‌ها و محدودیت‌های هر ابزار را بشناسید.
• این قابلیت‌ها را با نیازهای روش مدیریت پروژه انتخابی خود مقایسه کنید.

این کار به شما کمک می‌کند تا بهترین ابزار را متناسب با ماهیت پروژه، روش مدیریت پروژه، قابلیت‌های تیم و نیازهای سهام‌داران و صاحبان پروژه انتخاب کنید.

سخن آخر

به عنوان مدیر، لازم است از میان گزینه‌های متعدد، بهینه‌ترین روش را برای مدیریت پروژه خود انتخاب کنید. برای این کار باید با ویژگی‌ها و نقاط قوت و ضعف هر یک از روش‌ها آشنا باشید تا در نهایت بتوانید با انتخاب بهترین گزینه، پروژه را سریع‌تر، با چالش‌های کمتر و اثربخشی بیشتر مدیریت کنید.