برگزاری جلسات یکی از بخش‌های جدا نشدنی زندگی کاری افراد و کسب و کارها هستند. جلسات می‌توانند کارآمد و مفید باشند و به حل بسیاری از چالش‌ها کمک کنند. از سوی دیگر، بسیاری از افراد از جلسات فراری اند و بیش از نصف زمان جلسات را خسته کننده و عامل اتلاف وقت و هزینه خود می‌پندارند. در این مقاله قصد داریم با بیان 9 راهکار اساسی به شما در برگزاری جلسات کارآمد با بهره‌وری بالاتر کمک کنیم.
1. از راهکارهای جایگزین جلسه حضوری استفاده کنید
گاهی اوقات به جای برگزاری جلسات و صرف هزینه و زمان نه چندان کم، می‌توانید به فکر استفاده از راهکارهای دیگری باشید. برخی از جلسات صرفا به دلیل برنامه‌های از پیش تعیین شده تشکیل می‌شوند، نه به دلیل ارزش افزوده آن‌ها. علاوه بر حذف جلسات غیر ضروری، در بسیاری از موارد تشکیل گروه‌های کاری در شبکه‌های اجتماعی یا شرکت در ویدیو کنفرانس‌ها می‌تواند جایگزین جلسات حضوری شود.
2. از پیش برنامه‌ریزی کنید
تمام جلسات نیازمند برنامه‌ریزی و تعیین اهداف دقیق هستند. جلسات می‌توانند برای اهداف مختلفی مانند ایده پردازی، جمع آوری اطلاعات یا تصمیم گیری درباره مسائل مختلف تشکیل شوند. بنابراین لازم است حتی در قالب چند مورد کوتاه، اهداف جلسه، وظایف هر شخص و مدت زمان حدودی در نظر گرفته شده برای هر بخش را مکتوب کنید و پیش از شروع جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید تا آمادگی لازم را داشته باشند. اهمیت این موضوع در جلسات چندگانه بیش از همه خودنمایی می‌کند.
3. تا جای ممکن جلسات را با تعداد کمتری از افراد تشکیل دهید
قطعا هیچ عدد طلایی و مشخصی به عنوان تعداد بهینه شرکت کنندگان در جلسات وجود ندارد، اما برخی تحقیقات پیشنهاد می‌کنند که تا حد ممکن جلسات را با تعداد افراد کمتری (در حدود 5 الی 7 نفر) برگزار کنید. برای مثال، هنگامی که 20 نفر در یک جلسه حضور دارند، علاوه بر اینکه مدیریت جلسه مشکل‌تر است، تعداد زیادی از آن‌ها شانس صحبت کردن پیدا نمی‌کنند و حضور مفیدی نخواهند داشت. از طرفی زبان بدن افراد حاضر در جلسه به طور ناخودآگاه بر تصمیمات طرفین اثرگذار است. در صورت زیاد بودن افراد، مغز پیام‌های متفاوتی را دریافت کرده و دچار سردرگمی می‌شود.
4. در صورت امکان همراه داشتن وسایل الکترونیکی را محدود کنید
حتما تا به حال بارها با افرادی مواجه شده‌اید که در حین جلسات مشغول کار با موبایل خود هستند یا حتی برای پاسخ به تماس تلفنی جلسات را ترک می‌کنند. این افراد معمولا تصور می‌کنند که توانایی انجام چند کار همزمان را دارند و به اصطلاح چند وظیفه‌ای (Multitask) هستند. در حالیکه این موضوع تمرکز خود و دیگران را کاهش می‌دهد و در بسیاری موارد نوعی بی‌احترامی به افراد حاضر در جلسه محسوب می‌شود. بنابراین برای افزایش اثربخشی جلسات بهتر است تا حد امکان استفاده از وسایل الکترونیکی مانند موبایل را منع یا محدود کنید.
5. از طولانی شدن جلسه بپرهیزید
هرچه مدت زمان جلسات طولانی‌تر باشد، میزان تمرکز، توجه و انرژی افراد کمتر می‌شود. منطقیست که یک جلسه خسته کننده خروجی دلخواه شما را نخواهد داشت. برای جلوگیری از این مورد بهتر است زمان جلسات را بین 30 دقیقه الی یک ساعت در نظر بگیرید. همچنین در نظر گرفتن زمان کوتاهی برای تنفس، پذیرایی از حاضرین در جلسه یا در صورت ممکن برگزاری جلسه در فضایی غیر از محیط کار (مانند کافه‌ها) می‌تواند خستگی افراد را برطرف کند.
6. وقت شناس باشید
بهتر است در زمان مقرر در مکان جلسه حضور داشته باشید و در راس ساعت معین، جلسه را آغاز کنید. منتظر ماند برای افراد دیگر، حق دیگران را ضایع می‌کند و وقت آنان را هدر می‌دهد. همچنین، وقت شناسی به نوعی احترام به سایرین و نشان دهنده نظم شما در کار است. به همین دلیل بهتر است در موعد مقرر به جلسه پایان دهید و در صورت نیاز به ادامه، آن را به زمان دیگری موکول کنید.
7. افراد را به مشارکت تشویق کنید
مشارکت تمام افراد شرکت کننده بخشی از ماهیت جلسات است. بنابراین هر فرد به عنوان سخنگو لازم است در بهترین فرصت دیگران را به همکاری در بحث، اظهار نظر یا بیان ایده‌های خلاقانه دعوت کند. اگر حاضرین در جلسه هوشمندانه انتخاب شده باشند، هر کدام به نحوی در روند جلسه اثرگذار هستند و می‌توانند از این زمان به صورت مفید بهره ببرند.
8. تمرکز جلسه را حفظ کنید
در بیشتر جلسات برخی افراد با مطرح کردن مباحث غیر مرتبط، بحث را به حاشیه برده و از محور اصلی مطالب دور می‌شوند. این کار علاوه بر ایجاد سردرگمی در سایرین، زمان را هدر می‌دهد. در این موارد لازم است بسیار هوشمندانه عمل کنید و اجازه ندهید مبحث از محوریت خود خارج شود. در صورتی که موارد مطرح شده توسط این افراد منطقی، مرتبط و بحث برانگیز هستند، می‌توانید بررسی آن موارد را به زمان دیگری موکول کرده و جلسه را طبق اهداف معین پیش ببرید.
9. دستاوردهای جلسه را جمع بندی کنید
در پایان جلسه لازم است به صورت خلاصه، کلیات جلسه، نتایج و تصمیم‌گیری‌های نهایی را مرور کنید تا مطمئن شوید موردی از قلم نیفتاده و تمام افراد به درکی کامل و بدون ابهام از آن رسیده اند. ممکن است بخش جمع‌بندی بدیهی به نظر برسد یا به علت کمبود وقت از آن صرف نظر شود. پیشنهاد می‌کنیم پیش از شروع جلسه، زمان اندکی به بخش جمع بندی اختصاص دهید.
در صورتی که تا کنون از راهکار مفید دیگری برای افزایش بهره‌وری جلسات کاری خود استفاده می‌کنید، آن را با ما در میان بگذارید.
افزودن نظر
