-
- برنامه‌ریزی، عضو جدانشدنی از پروسه مدیریت زمان است. برنامه‌ریزی دقیق و ملزم کردن خود به اجرای آن، باعث می‌شود بیشترین میزان بهره را از زمان خود ببرید.
- کلید موفقیت شما در کسب مهارت مدیریت زمان، اولویت‌بندی فعالیت‌ها است. لازم است فعالیت‌های خود را به ترتیب اهمیت و ضرورت، الویت بندی کنید.
- تمرکز روی یک فعالیت و شروع نکردن فعالیت جدید پیش از اتمام قبلی، بهترین شیوه برای انجام کارها و تسلط بر زمان‌بندی است.
- از مهم‌ترین مزایای کسب مهارت مدیریت زمان در محیط کار، می‌توان به افزایش کیفیت خروجی کار، بالا رفتن راندمان، تحویل به‌موقع کارها، کسب اعتبار و وجهه حرفه‌ای، کاهش استرس و افزایش سلامت روانی نام برد.
زمان، یکی از ارزشمندترین دارایی‌های ما است. استفاده از تکنیک‌های مختلف برای مدیریت زمان، برای موفقیت و پیشرفت در تمام کارها، کاری ضروری به‌حساب می‌آید.
در این مقاله، شما را با 7 تکنیک ساده و در عین حال کاربردی برای کسب مهارت مدیریت زمان در محل کار خود، آشنا خواهیم کرد.
1. برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی، عضو جدانشدنی از پروسه مدیریت زمان است. برنامه‌ریزی دقیق و ملزم کردن خود به اجرای آن، باعث می‌شود بیشترین میزان بهره را از زمان خود ببرید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی، همواره به معنای داشتن چارچوب و سخت‌گیری برای انجام کارها نیست، بلکه به کمک برنامه، می‌توانید ساختار ذهنی خود را منظم کنید، تصمیماتی هوشمندانه بگیرید و بهترین زمان انجام هر فعالیت انتخاب کنید. بسیاری از افراد بر این باورند که با اختصاص یک دقیقه زمان به برنامه‌ریزی، می‌توانید تا 10 دقیقه در مدت زمان انجام آن فعالیت صرفه‌جویی کنید.
2. اولویت‌بندی وظایف
کلید موفقیت شما در کسب مهارت مدیریت زمان، اولویت‌بندی فعالیت‌ها است. بسیاری از افراد، روز خود را با انجام فعالیت‌های نه چندان مهم آغاز می‌کنند که می‌توان آن را به راحتی در زمان دیگری انجام داد. این موضوع برای کارمندان اهمیت بیشتری دارد. اگر فعالیت‌های روزانه شما تا حدی انعطاف‌پذیر است، آن‌ها را به ترتیب اهمیت و ضرورت، الویت بندی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا میزان اهمیت کارهای خود را بسنجید و بیشتر بر انجام آن فعالیت‌هایی متمرکز شوید که به ذهن آماده و انرژی بالاتری نیاز دارد، مشکل‌تر است، انجام دادن آن باعث سریع‌تر پیش رفتن کار همکاران می‌شود یا در راستای هدف اصلی پروژه شما قرار می‌گیرد. برای بهتر انجام دادن این کار، می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
3. بالا بردن تمرکز
همه ما در طول روز از طریق عوامل مختلف، به راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهیم. نداشتن تمرکز، باعث می‌شود کیفیت کار پایین بیاید و در نتیجه به اجبار باید زمان بیشتری را برای انجام آن کار اختصاص دهیم. محیط کاری پر سر و صدا، چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی، بلند صحبت کردن همکاران با یکدیگر یا با تلفن همراه، بی‌نظمی و طولانی شدن جلسات کاری و عواملی از این دست، می‌تواند باعث برهم زدن آرامش و تمرکز هنگام کار کردن شود. شناسایی این عوامل، برای مدیریت بهینه زمان در محیط کار، ضروری است برای مثال، می‌توانید ساعات مشخصی به استفاده از موبایل یا چک کردن ایمیل‌ها اختصاص دهید یا به کمک واحد منابع انسانی، برای بهبود فرهنگ سازمانی و جا انداختن آداب رفتاری صحیح تلاش کنید.
4. پرهیز از Multitasking
بسیاری از افراد طبق عادت، چند کار را به‌صورت همزمان انجام می‌دهند. این افراد که به اصطلاح مولتی تسک یا چند وظیفه‌ای هستند، بیشتر مستعد از دست دادن تمرکز بوده و با احتمال بیشتری دچار خطا می‌شوند. انجام چندین کار همزمان باعث دوباره‌کاری و هدر رفتن زمان شده و در نهایت کیفیت خروجی هر یک از فعالیت‌ها را پایین می‌آورد. به همین دلیل، تمرکز روی یک فعالیت و شروع نکردن فعالیت جدید پیش از اتمام قبلی، بهترین شیوه برای انجام کارها و تسلط بر زمان‌بندی است. اولویت‌بندی فعالیت‌ها می‌تواند تا حد زیادی از این موضوع جلوگیری کند.
5. یافتن ساعات پربازده
از آنجا که سطح انرژی، ظرفیت پردازش مغز و انگیزه در ساعات مختلف روز متفاوت است، بازدهی ما در طول روز تغییر می‌کند. به همین دلیل، برای افزایش کیفیت کارها و استفاده مفید از زمان، لازم است ساعات پربازده خود را شناخته و تا حد امکان، انجام فعالیت‌های با اهمیت را به آن زمان‌ها موکول کنید.
6. برنامه‌ریزی برای زمان‌های استراحت
برای حفظ تعادل، جلوگیری از خستگی بیش از اندازه و حفظ سطح بهره‌وری، لازم است به صورت منظم، زمان‌هایی را برای استراحت در طول روز در نظر بگیرید. بنابراین، در نظر گرفتن زمان‌های استراحت، حتی در حدود 5 الی 10 دقیقه در هر ساعت، در برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های کاری، اهمیت دارد.
7. برون‌سپاری کارها یا کمک گرفتن از اعضای تیم
فراموش نکنید حتی با مدیریت زمان، به تنهایی نمی‌توانید حجم کاری زیاد و فراتر از استاندارد را مدیریت کنید. به همین دلیل، لازم است بخشی از وظایف را به اعضای دیگر تیم سپرده یا در صورت نیاز، کارها را برون‌سپاری کنید.
پیادمدهای مثبت مدیریت زمان
از مهم‌ترین مزایای کسب مهارت مدیریت زمان در محیط کار، می‌توان به صورت خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش کیفیت خروجی کار
- بالا رفتن راندمان
- تحویل به‌موقع کارها
- کسب اعتبار و وجهه حرفه‌ای
- کاهش استرس و افزایش سلامت روانی
در نهایت لازم است به این نکته اشاره کنیم که کسب مهارت مدیریت زمان، برای هر فرد رویه‌ای متفاوت داشته و نیاز به تمرین بسیاری دارد. مدیریت کردن زمان بر همه جنبه‌های زندگی شخصی و کاری شما اثر گذاشته و باعث می‌شود هوشمندانه‌تر تصمیم بگیرید و بتوانید در زمان مشخص، حجم قابل توجهی از فعالیت‌های کاری خود را مدیریت کنید.
