-
- اشتیاق به تمرکز، درگیر شدن با موضوع بحث و پرسیدن سوالات تکمیلی (follow-up questions) ملزومات گوش دادن فعال هستند.
- انجام کارهای متفرقه حین مکالمه با افراد، عدم به یاد آوردن جزئیات گفت‌وگوها، نشان دادن عکس‌العمل‌های خنثی و عدمدریافت اطلاعات از گفت‌وگوها، نشانههای یک شنونده منفعل هستند.
- کنجکاو بودن، کنار گذاشتن قضاوت‌های ذهنی، توجه به واکنش‌های کلامی و غیرکلامی گوینده و حذف عوامل حواس‌پرتی از جمله مواردی هستند که به بهبود مهارت گوش دادن فعال در محیط کار کمک می‌کنند.
همه ما ممکن است در طول روز، مکالمات گوناگونی انجام دهیم؛ در چنین شرایطی گوش دادن می‌تواند فرآیندی خسته‌کننده و طاقت‌فرسا باشد. اما برای این‌که تا حد ممکن از این مکالمات لذت ببریم و اطلاعات موردنظرمان را از آن‌ها کسب کنیم، لازم است یاد بگیریم تا چطور به‌صورت فعال گوش کنیم نه این که صرفا شنونده باشیم. ممکن است شما خود را در محیط کار، شنونده‌ای فعال بدانید؛ اما باید بدانید که در بسیاری از مواقع ممکن است به‌طور ناخودآگاه و بر اساس عکس‌العمل‌های معمول خود، شنیدن را به گوش دادن ترجیح بدهید.
در این مقاله توصیه‌هایی را ارائه می‌کنیم که با کمک آن‌ها می‌توانید مهارت گوش دادن فعال را در خودتان تقویت کنید و در مسیر مدیریت موثر افراد و تیم‌ها پیش بروید. اما در ابتدا به بیان تفاوت بین شنیدن و گوش کردن می‌پردازیم.
شنیدن در مقابل گوش دادن
تفاوت‌های زیادی بین شنیدن و گوش کردن وجود دارد؛ شنیدن عمل دریافت صداست و یکی از حواس پنج‌گانه ما محسوب می‌شود اما گوش دادن عمل شنیدن صدا و درک پیام آن است. شنیدن آسان است و ما هیچ کنترلی بر روی آن‌چه که می‌شنویم نداریم. شنونده بودن در محیط‌های کاری دردسرهای مخصوص به خود را دارد؛ اگر صرفا یک مدیر شنونده باشید ممکن است هر بار که کارمندان‌تان با شما صحبت می‌کنند و پاسخی مناسبی دریافت نمی‌کنند، احساس ناامیدی، نادیده گرفته شدن و بی‌ارزشی کنند. اما گوش دادن سخت‌تر است چون گوش دادن برعکس شنیدن یک انتخاب است. در گوش دادن مؤثر، ما باید روی متمرکز بودن ذهن‌مان و پاسخ‌هایی که می‌دهیم کنترل داشته باشیم. به‌عبارت دیگر، زمانی که گوش می‌کنیم به‌طور آگاهانه انتخاب می‌کنیم که چه چیزی را بشنویم؛ پس تمامی اطلاعاتی را که دریافت کردیم، تجزیه‌وتحلیل می‌کنیم و یک پاسخ هوشیارانه می‌دهیم. اشتیاق به تمرکز، درگیر شدن با موضوع بحث و پرسیدن سوالات تکمیلی (follow-up questions) برای برطرف شدن ابهامات، از ملزومات گوش دادن فعال به شمار می‌آیند.
با توجه به مطالبی که گفتیم احتمالا این سوال برای شما پیش آمده که از کجا باید بفهمیم در حال شنیدن هستیم یا گوش دادن؟ در قسمت بعدی به این سوال پاسخ می‌دهیم.
اگر این نشانه‌ها را دارید، شنونده‌ای منفعل هستید! b
این موارد نشان می‌دهند که شما یک شنونده منفعل هستید؛ یا به‌عبارت دیگر در حال شنیدن هستید، نه گوش دادن:
- اگر در طول مکالمات، کارهای متفرقه انجام می‌دهید
- اگر به جای جزئیات فقط کلیات گفت‌وگوها را به خاطر می‌آورید
- اگر در طول مکالمه واکنش‌های خنثی از خود نشان می‌دهید
- اگر در پایان مکالمات، به اطلاعات‌تان چیزی اضافه نمی‌شود
همان‌طور که گفتیم، گوش دادن فعال، نیاز به مشارکت شما دارد و این مشارکت به‌هیچ‌وجه به معنای موافقت کردن با طرف مقابل نیست؛ بلکه به معنای درک کردن نقطه‌نظرها و دیدگاه‌های طرف مقابل است. بنابراین هرچه مشارکت بالاتری در طول مکالمات داشته باشید، شنونده فعال‌تری هستید واطرافیان‌تان از مکالمه با شما لذت بیشتری خواهند برد.
راهنمای شنونده فعال بودن در محیط کار
مهارت گوش دادن فعال در محیط‌های کاری و به‌ویژه برای مدیران، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. شاید به‌عنوان یک مدیر این‌طور فکر کنید که بسیاری از کارمندان، تنها می‌خواهند که حرف‌های‌شان شنیده شود؛ اما واقعیت این است که آن‌ها بیشتر از همه ترجیح می‌دهند درک شوند. این درک شدن، نیازمند برقراری ارتباطات مناسب با کارمندان و گوش دادن فعال به آن‌هاست. تاثیرگذارترین و مورداحترام‌ترین مدیران و موفق‌ترین رهبران آن‌هایی هستند که به حرف اعضای تیم‌شان گوش می‌دهند تا آن‌ها را درک کنند، مطالب جدیدی از آن‌ها یاد بگیرند و در صورت نیاز آن‌ها را راهنمایی کنند. بنابراین اگر می‌خواهید مهارت گوش دادن فعال را در خودتان تقویت کنید و در مسیر مدیریت موثر افراد و تیم‌ها قدم بردارید، کافی است به این توصیه‌ها عمل کنید:
-
کنجکاو باشید
به‌عنوان یک مدیر برای تقویت مهارت گوش دادن فعال و بهبود روابط خود با کارکنان‌تان باید کنجکاو باشید. از افراد سوالاتی عمیق بپرسید، نشان دهید که به پاسخ‌های آن‌ها اهمیت می‌دهید و برای درک کردن‌شان تلاش می‌کنید. به این ترتیب آن‌ها احساس ارزشمندی می‌کنند و شما می‌توانید به‌عنوان یک مدیر دلسوز، اعتماد آن‌ها را جلب کنید.
-
قضاوت‌های ذهنی خود را کنار بگذارید
موقع صحبت با افراد، تلاش کنید تا حضور ذهن بیشتری داشته باشید؛ همچنین باید قضاوت‌های ذهنی و نظرات خود را درباره موضوع موردنظر کنار بگذارید و به‌طور کامل روی صحبت‌های طرف مقابل تمرکز کنید. زمانی که افراد احساس می‌کنند آن‌ها را درک می‌کنید، آمادگی بیشتری برای شنیدن نظرات شما دارند.
-
در برابر تمایل خود به حل مسئله، مقاومت کنید
هدف‌تان از گوش کردن به افراد، یادگرفتن باشد نه صرفا ارائه پاسخ‌های مقطعی. زمانی که یکی از همکاران‌تان با شما صحبت می‌کند، با تمایل خود برای اشاره به یک داستان مشابه شخصی و ارائه یک راه‌حل سریع مبارزه کنید. شنونده‌های حرفه‌ای معمولا سکوت می‌کنند تا زمانی را به تجزیه‌وتحلیل آن‌چه که شنیده‌اند اختصاص بدهند و داستان‌های شخصی مشابه را تنها زمانی تعریف می‌کنند که حاوی یک نکته کمک‌کننده باشند. بنابراین برای این که یک شنونده فعال باشید بهتر است اجازه بدهید افراد صحبت‌های خود را به پایان برسانند، سپس با پرسیدن سوالات باز از آن‌ها تلاش کنید تا به نقطه‌نظرهای ناگفته آن‌ها پی ببرید.
-
به واکنش‌های کلامی و غیرکلامی گوینده توجه کنید
هدف‌تان از گوش کردن باید درک طرف مقابل باشد. حالات کلامی و غیرکلامی افراد را زیر نظر بگیرید و با پرسیدن سوالات باز و اکتشافی تلاش کنید به افکار و احساسات پنهان آن‌ها پی ببرید. همچنین با بیان مجدد آن‌چه که افراد با شما در میان گذاشته‌اند، نشان می‌دهید که مشتاق گوش کردن به آن‌ها هستید و برای دیدگاه‌های متفاوت، ارزش قائل هستید.
-
از دیگران بخواهید به شما بازخورد بدهند
گوش دادن فعال، مهارتی است که نیاز به تمرین مدوام دارد. بنابراین بهتر است از یک فرد مورداعتماد که در همه جلسات با شما حضور دارد، بخواهید بازخوردهایی سازنده به شما ارائه بدهند. حتی اگر مایل باشید می‌توانید اهداف خود را در راستای تبدیل شدن به یک شنونده فعال، با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید.
-
عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
توجه کامل، کلید دستیابی به مهارت گوش دادن فعال است. صداهای مزاحم، اعلان‌ها و پیام‌های موبایل، روشن بودن صفحه مانیتور، رفت‌وآمد مکرر افراد و کار در فضای کاری به صورت اپن آفیس چند نمونه از عوامل مزاحمی هستند که ممکن است شما را به‌طور موقت از فضای مکالمات دور کنند. بنابراین خاموش کردن اعلان‌های موبایل و صفحه مانیتور، اقدامات کوچکی هستند که در راستای تبدیل شدن به یک شنونده فعال می‌توانید آن‌ها را به‌کار بگیرید.
در این مقاله تلاش کردیم راهکارهایی را ارائه بدهیم که مدیران با به‌کارگیری آن‌ها بتوانند مهارت گوش دادن فعال را در خود تقویت کنند از این طریق بهره‌وری را در محیط کار افزایش بدهند. در بخش بلاگ وب‌سایت آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکان می‌توانید مقالات بیشتری را در خصوص بهبود بهره وری در محیط کار مطالعه کنید.
منابع:
